10 dicas para evitar uma desconexão na comunicação na instituição de ensino?

Ouvimos o tempo todo que uma comunicação eficaz em uma instituição de ensino é o centro para o sucesso do aluno. Embora isto seja verdade, pode ser complicado identificar como otimizar a sua estratégia de comunicação se você não sabe em quais áreas precisa melhorar. Você pode estar se perguntando:

-Estou atingindo as pessoas certas?
-Quais os canais de comunicação são relevantes nos dias de hoje?
-Meu público sabe onde encontrar informações?
-Como faço para determinar quais informações devo compartilhar?

Estas incertezas são comuns – são dúvidas de escolas e universidades de diversos países. Aqui, compartilhamos dez dicas para evitar uma “desconexão” em sua comunicação:

Como sabemos que estas dicas vão ajudar? Os pesquisadores da Blackboard ouviram educadores, pais e colegas, além de consultar especialistas em pesquisa.

1. Conheça sua comunidade

Qual o seu índice demográfico? A maioria das pessoas em sua comunidade tem mais de 65 anos? Se sim, a comunicação tradicional pode ser a forma mais eficaz de alcançá-los do que canais de mídias sociais. Sua comunidade é formada por pais jovens? Se a respostas for sim, enviar notificações para seus telefones pode ser um canal assertivo para compartilhar atualizações e notícias.

2. Conheça seu público-alvo

“Os boletins serão publicadas na próxima semana!” Esta notícia é importante, mas não necessariamente para todos os seus públicos. Os alunos, pais e famílias estão sempre interessados em informações acadêmicas. No entanto, a comunidade em geral pode não ter interesse nesta notícia. Esteja consciente sobre quem será impactado por suas notícias e anúncios e oriente-as para o público correto.

3. Sociabilize seus canais

Há uma desconexão entre os canais que você usar para se comunicar? Segundo a pesquisa, 84% dos líderes de comunicação dizem que sua instituição está presente nas mídias sociais, mas apenas 46% dos pais sabem disso. É difícil ganhar a aprovação dos familiares se você não diz a eles de diferentes maneiras que está mandando mensagens e se comunicando. Para corrigir esta falha, você pode divulgar a sua presença social, colocando ícones sociais em seu site, nos aplicativos e nas assinaturas de e-mail para clicar e se conectar.

4. Preste atenção às preferências da comunidade

Em uma pesquisa recente, aprendemos que as preferências de comunicação dos educadores foram, em alguns casos, drasticamente diferente das dos pais. Como líderes, é preciso ouvir as necessidades e desejos das famílias em sua comunidade em vez de depender de canais que você considera como melhores. 73% dos pais querem saber mais sobre o desempenho acadêmico de seu filho via e-mail, por isso é importante enviar este tipo de informação. Se as comunidades querem saber sobre eventos esportivos em seu site, publique isso em sua home page.

5. Questões urgentes precisam de comunicação urgente

É preciso adaptar a comunicação de forma que ela seja adequada a todas as situações e tenha uma “postura lógica” em todo seu planejamento. Situações emergenciais e informações sensíveis devem ser enviadas pelos canais móveis, como mensagens de texto e nas mídias sociais, para dispositivos que as pessoas carregam em todos os momentos – como smartphones e tablets. E é esta a preferência dos pais: 72% disseram que preferem mensagens de texto para notificações de emergência, mesmo que apenas 16% dos diretores preferem enviar recados através deste canal. Anúncios cotidianos, como menus de almoço, próximos programas e resultados desportivos podem ser postados no site ou em aplicativos para que o público acesse em seus momentos de lazer.

6. Pense fora da caixa

Com o recente aumento nas ferramentas de comunicação, pode ser difícil ter sucesso em todos os recursos que elas fornecem. Arrisque utilizar todos os recursos de suas ferramentas, aumentando as práticas tradicionais.

Por exemplo:

*Coloque o seu sistema de notificação em massa para trabalhar em todo o tipo de comunicação.

*Tenha um diálogo dentro de seu site, usando formulários e pesquisas para ter feedbacks de sua comunidade.

*Use o seu aplicativo móvel para compartilhar vídeos e manter a comunidade envolvida quando ela não puder participar.

7. Não compartilhe demais

Enviar muitos comunicados pode desestimular alguns públicos. Você não precisa fazer um minuto a minuto dos jogos realizados na instituição, por exemplo, mas seria interessante compartilhar a notícia sobre o time vencedor. É importante compartilhar informações, mas cuide para que seus seguidores não fiquem sobrecarregados.

8. Não compartilhe de menos

É preciso atualizar e ser atualizado. Se o conteúdo não é regularmente atualizado em seu site, aplicativo ou outras plataformas de mídias sociais, o seu público pode começar a ignorá-los.

9. Tenha canais diferentes para cada público

Vamos voltar o segundo ponto: conheça seu público-alvo. Conhecendo seu público e sabendo o que eles precisam da instituição, você pode ter um processo de comunicação muito mais assertivo e otimizado. Você não precisa lotar todos os canais com cada atualização da comunidade escolar. É importante ter sites específicos, listas de contatos, canais de mídias sociais e aplicativos para informações relevantes e direcionadas de acordo com o perfil de cada público.

10. Adaptar, adotar e unificar

O que você sabe hoje pode mudar amanhã. Em vez de ficar frustrado com a necessidade de adaptação, abrace as mudanças. Crie uma estratégia que inclua planos de comunicação que lhe permitem integrar novos canais e produtos, sem barreiras. Unificar as ferramentas é uma ótima maneira de poupar tempo e dinheiro.

Após estes tópicos, reforçamos a importância de uma comunicação eficaz e que atinja seus objetivos. É importante perceber que as formas de comunicação mudam de público para público e com o passar do tempo. A partir destas dicas, é possível fazer um bom planejamento de comunicação e bem informar diferentes comunidades que fazem parte da instituição.

Fonte: Blackboard

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